Introducción.
Modernizar y adoptar nuevas herramientas es ya una obligación para continuar en el mercado o ser lo más competitivo posible.
Las firmas de abogados, pequeños despachos o el profesional autónomo debe tener presente una modernización de sus servicios.
Si bien al principio parece complicado, todo lo es cuando se sale de la zona de confort, nos encontramos con un sinfín de posibilidades que ayudan al profesional.
Dicen que las nuevas herramientas, del llamado LegalTech, aportan un nivel elevado de eficiencia y eficacia.
Ventajas e incovenientes. Herramientas.
Las ventajas de esta modernización se encuentran con resistencia por parte de la cultura de los despachos o firmas de abogados.
No hace unos días se publicaba que la mayoría de los profesionales del Derecho utilizaba para toda la gestión de su despacho la herramienta del correo electrónico, cuando la misma no ha sido desarrollada para esto. https://www.abogacia.es/actualidad/opinion-y-analisis/por-que-debes-contratar-un-software-de-gestion-si-aun-no-lo-tienes/
En este estudio, se consideraba que el 80% de los profesionales del Derecho usan el correo electrónico como una lista de tareas, un sistema de seguimiento del expediente y el sistema de archivos del asunto, confiando en que las herramientas de gestión de mail les brindan estos servicios, no siendo así.
Existen herramientas LegalTech o más genéricas para la gestión de expedientes, o del seguimiento de estos mismos, hay la posibilidad del uso de CRMs para el seguimiento del cliente.
El despacho o el profesional autónomo debe tener un software de gestión como fase inicial para su modernización.
En relación con lo anterior hay que diferenciar una base de datos jurídica y un software de gestión de despachos.
Cabe señalar que le realidad actual nos da una diferencia de ambas y esta ha sido recogida por la mayoría de las bases de datos jurídicas.
Al profesional se le brinda contratar un software de gestión de despachos. De los más conocidos están Kleos o legisway, Aranzadi fusión y Quolaw.
Ahora muchos de los profesionales siguen apostando, como antes decíamos, a llevar sus expedientes a través de programas de correo electrónico, ya sea Gmail, o Outlook.
La aplicación de mails no esta pensada para la gestión de expedientes, sin embargo, presta de momento su servicio como un programa de gestión de despachos, ahora bien, la integración total del mismo no la tiene.
¿Pasa solo por la modernización la integración de un software de gestión?
Indudablemente no, hay más herramientas, pero se han de basar todas ellas en un método que actualiza su forma a un presente dominado por la gestión de la información.
Tal vez antes de la modernización se debería entrar a revisar el método de gestión y posteriormente seleccionar la herramienta adecuada, software, móvil, diferentes sistemas operativos, impresoras, scanner, y llegar al momento de adoptar Inteligencia Artificial a todas ellas.
El despacho tradicional no pasa del PC y del mail como herramienta única y fundamental para la gestión.
Son muchos los frentes que se han ido abriendo con la modernización. El importante caudal de información que se produce ahora no tiene nada que ver con el de hace diez años, o incluso menos, cinco años.
Las soluciones que se están tomando pasan por aquellas que revisan contratos, resumen documentos, encuentran información específica.
El peligro del Dato personal.
También hay que tener en cuenta que mucha de esta información se basa en datos personales y el despacho debe tener especial cuidado con ellos, normativa de protección de datos. La gestión documental, el papel, tiene mas riesgos de lo que se piensa, sanciones de la Agencia Española de Protección de Datos, conlleva que se ha de ir eliminando el papel en favor de la digitalización de este y su control.
Otro ejemplo claro es el trabajo administrativo, una gran carga para el despacho, sin embargo, ya hay sistemas que resuelven esto, con mayor o menor inteligencia, pero recordando que esta ayuda, que no gestiona.
La apuesta de los despachos seria llevar a la automatización de tal manera que esta aliviara parte de la presión sobre el profesional, ahora bien ¿en que medida un despacho tradicional puede hacer frente a la modernización? Sin duda armonizando su sistema o método para gestionar el Despacho.
Se plantea la posibilidad, inicial de tener un Chatbot, siguiendo ese paso la evolución hacia una Inteligencia Artificial conversacional.
Fundamentalmente la primera gestión trata de atender las consultas de los clientes. Por ello la implantación de “Agentes Virtuales” es un comienzo para entrar en la modernización.
El nuevo perfil del cliente.
Hay que tener en cuenta que el cliente actual tiene un perfil digital. La pandemia ha colaborado más a ello y la búsqueda del abogado se esta llevando a los canales online, internet, redes sociales o foros.
Este cliente busca de otra forma al profesional, el “boca a boca” ha llegado al SEO. De ahí que el sector deba plantearse su modernización, digitalizarse y reinventarse.
Es de interés el Informe llevado a cabo por El Confidencial, donde muestra una radiografía de la transformación digital de los despachos, https://datos.elconfidencial.com/informe-juridico/informe_juridico_digital_despachos.pdf
Conclusión.
En conclusión ¿Cuál es el verdadero fin de toda esta modernización? Sin duda aportar valor añadido al cliente y por lo tanto una modificación del modelo de negocio actual de los despachos tradicionales.
¿Como levarla a cabo? Transformando la idea del Expediente a un proyecto y lo que esto implica, a su ver incorporando nuevas metodologías que aporten valor al cliente y hagan que los procesos sean estándar, buscar herramientas tecnológicas que sean adecuadas para incorporarlas al despacho y finalmente contratar apoyo de otros equipos parra encargarse de las tareas repetitivas.